Algemene voorwaarden

Inschrijven

o Je dient je in de toepassing eenmalig te registreren en een account aan te maken. Als ouder kun je verschillende kinderen aan je account toevoegen. Eenmaal je bent geregistreerd, kan je uit het aanbod een keuze maken en deze digitaal reserveren en betalen.
o Wie niet beschikt over een computer of internetverbinding, kan persoonlijk of telefonisch terecht aan het loket Vrije Tijd in de bibliotheek.
o Bij het registreren dient het rijksregisternummer als verplicht veld ingevuld te worden om dubbele accounts te vermijden. Ook als je kinderen aan je account toevoegt, dien je hun rijksregisternummer in te geven. Je vindt deze op de klever van het ziekenfonds of op de kids-ID (het nummer dat begint met de geboortedatum).
o Het maximum aantal plaatsen is afhankelijk van de aard van de lessenreeks, het sportkamp of de activiteit, van het aantal begeleiders en van de locatie. Volzet is volzet
o Voor sommige activiteiten is het mogelijk om in te schrijven op de wachtlijst. Als er een plaats vrijkomt worden de personen die op deze wachtlijst staan, in volgorde van hun inschrijving, gecontacteerd.

Annuleren

Kan jij of je kind niet deelnemen aan een activiteit waarvoor jij of je kind zijn ingeschreven en waarvoor je een factuur hebt ontvangen? Terugbetaling van het factuurbedrag of annulering van de factuur kan enkel indien:


o Om medische reden: Kan men niet deelnemen om medische redenen, dan wordt na voorleggen van een medisch attest volgend bedrag terugbetaald:
Bij voorafgaandelijke verwittigen:
▪ de totale som indien men minstens een week voor de activiteit verwittigt
▪ de totale som, verminderd met 20% administratiekosten, indien men minder dan een week voor de activiteit verwittigt.
Bij verwittigen tijdens de activiteit of activiteitenreeks:
▪ enkel voor de sportweken het resterende bedrag, overeenkomstig de niet-gevolgde dagen, verminderd met 20% administratiekosten
▪ geen terugbetaling voor alle andere activiteiten die reeds gestart zijn


Bij afmelding om een andere: Je minimum één werkdag op voorhand hebt afgemeld én iemand op de reservelijst je plaats of die van je kind heeft ingenomen.

Betalingen

o Let op! Inschrijven = betalen. Betalen gebeurt best online, maar kan ook via overschrijving of cash aan de vrijetijdsbalie.
o Betaling van de factuur dient te gebeuren binnen de 10 dagen. Wie de betalingstermijn niet respecteert, wordt automatisch geschrapt van de inschrijvingslijst, de oorspronkelijke plaats wordt onmiddellijk vrijgegeven.
o Wanneer een lessenreeks, sportkamp of activiteit wordt geschrapt, krijg je het inschrijvingsgeld terug.
o Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen.

Ongeval en verzekering

De organisator sluit een verzekering af voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid en voor sport- en kinderactiviteiten een verzekering lichamelijke ongevallen van deelnemers.
Bij een ongeval vult de verantwoordelijke de ongevalsaangifte in en geeft die mee met de deelnemer. De franchise van 50 euro is wel ten laste van de klant.
Bezorg het aangifteformulier ingevuld en ondertekend terug aan de betrokken organisator, binnen 7dagen.

Bij dringende kwetsuren gaan de begeleiders na telefonische consultatie van de ouders (indien het om kinderen gaat) rechtstreeks met de gekwetste naar de dokter of het ziekenhuis. Indien nodig wordt een ziekenwagen ingeschakeld. Als er kosten zijn, dan moet je die eerst zelf betalen.

Fiscale attesten

Alle deelnemers tot en met 11 jaar komen in aanmerking voor een fiscaal attest. Dit attest wordt je toegestuurd. Zo wordt een kamp weer een stukje goedkoper. Opgelet: op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen of openstaande facturen staan hier niet op vermeld.

Kortingen

Voor betalende activiteiten is er een basistarief.
Er kunnen kortingen aangeboden worden voor onder meer:
• meerdere deelnemers uit hetzelfde gezin;
• inwoners van Bierbeek
• specifieke korting, bijvoorbeeld -26 jaar,…

Via het reglement tussenkomst voor socio-culturele en sportieve participatie kan een financiële tussenkomst verkregen worden van het OCMW: https://www.bierbeek.be/tussenkomst%20soc%20cult%20participatie

Volgende regels zijn van toepassing

• Respecteer de uren van de lessenreeksen, sportkampen of activiteiten.
• Bij uitstappen vertrekken we graag stipt, gelieve 10 minuten eerder aanwezig te zijn.
• Mag je kind na de activiteit alleen naar huis, geef dan vooraf toestemming aan de begeleiders, animatoren of verantwoordelijken.
• Als je kind een hele dag sportkamp, cursus of activiteit heeft, geef dan een lunchpakket, genoeg drinken en een gezond tussendoortje mee.

Terugbetalingen door derden

De vakantiewerking is niet enkel fiscaal aftrekbaar. Heel wat ziekenfondsen en werkgevers doen ook een tegemoetkoming voor sportkampen, kinderopvang of speelpleinwerkingen. De attesten voor ziekenfondsen vind je terug op je Kwandoo-account

Briefwisseling, facturen, terugbetalingen, enz.

Diegene, op wiens naam de account is aangemaakt, is ook diegene die alle mails, briefwisseling, bevestigingen, evt. facturen en terugbetalingen ontvangt. Ook het fiscale attest wordt op naam van de accounthouder opgemaakt. Deze documenten worden NIET gewijzigd. Houd hier rekening mee bij het opmaken van je account.

Vragen?

Je kan ons bereiken per telefoon of per mail:

Vrijetijdsbalie de borre, 016-46 14 00 of info@deborre.be
Je bent tijdens de openingsuren uiteraard ook steeds welkom aan de vrijetijdsbalie

Door uw gegevens in te vullen geeft u uw toestemming aan de gemeente Bierbeek om uw persoonsgegevens te verwerking in kader van deze dienstverlening (doelstelling duidelijk meegeven) volgens de richtlijnen van de General Data Protection Regulation (GDPR). Op privacyverklaring/policy vind je meer informatie over hoe er wordt omgegaan met persoonsgegevens.