Registreren en aanmelden

• Wat is registratie?

  Antwoord: Om je in te schrijven voor (vakantie-)opvang, een kamp en/of een activiteit dien je eerst een account aan te maken. De registratie kan je doen via de knop ‘registreer met eID’ of via de knop ‘registreer zonder eID’. Dit verloopt in verschillende stappen:
  

  • Stap 1: maak een account aan. Let op, geef hiervoor de gegevens van de ouder op.
  • Stap 2: na het doorlopen van de registratieprocedure, ontvang je een activatiemail op je emailadres. Je kan je account activeren door op de link in de mail te klikken.
  • Stap 3: vervolgens kan je inloggen op je account en jouw gezinsleden toevoegen. Om de registratie vlot te doorlopen, hou je best je eigen rijksregisternummer en dat van je kinderen bij de hand. Je kan dit terugvinden op de identiteitskaart, de SIS-kaart of de klevertjes van de mutualiteit.

  Opgelet: diegene die de account aanmaakt, ontvangt alle briefwisseling (vb. bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.); deze worden niet naar derden verstuurd en kunnen niet op naam van iemand anders opgemaakt worden.
  
  
  
  .

• Waar vind ik mijn rijksregisternummer

  Antwoord: Je vindt je rijksregisternummer op je identiteitskaart, je SIS-kaart of de klevertjes van de mutualiteit. Het nummer begint met de laatste 2 cijfers van je geboortejaar. Voorbeeld: je bent geboren op 16 september 1971, je rijksregisternummer begint met 710916.
  

• Is het noodzakelijk om aan te melden?

  Antwoord: Als je niet aangemeld bent, dan kan je het hele vakantieaanbod bekijken, maar kan je nergens voor inschrijven. Wil je inschrijven voor (vakantie-) opvang, een sportkamp of activiteit dan moet je je eerst aanmelden met jouw gebruikersnaam en paswoord zoals je die in jouw account hebt ingegeven. Heb je nog geen account? Volg de stappen bij de vraag ‘Wat is registratie?’
  

• Ik ben mijn wachtwoord verloren.

  Antwoord: Klik onder aanmelden op ‘paswoord vergeten’, je zal een link toegestuurd krijgen om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.
  

• Hoe verander ik mijn persoonlijke gegevens of instellingen?

  Antwoord: Als je ingelogd bent, klik je in het menu rechts op het scherm ‘mijn contactgegevens’, ‘mijn gezin’ of ‘mijn logingegevens’.
  

• Kan ik via mijn account inschrijven voor andere kinderen dan mijn eigen kinderen?

  Antwoord: Neen, diegene die de inschrijvingen doet ontvangt alle briefwisseling (bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.).
  

• Ik kan mijn kind niet inschrijven voor een activiteit.

  Antwoord: Dit kan meerdere oorzaken hebben:
  

  • Niet alle verplichte vragen zijn ingevuld. Bij het aanmaken van een kind zijn bepaalde vragen verplicht in te vullen (vb. medische gegevens).
  • Jouw kind heeft niet de juiste leeftijd voor deze activiteit.
  • Jouw kind beschikt niet over de noodzakelijke competenties. Vb. voor bepaalde zwemactiviteiten kan gevraagd worden dat het kind reeds een zwembrevet behaalde.
  • De activiteit is volzet, dan kan je jouw kind inschrijven op de reservelijst (zie vraag: wat gebeurt er als ik op de reservelijst sta?). De facturen werden niet betaald.

Werking opvang en activiteiten

• Je kind komt voor de eerste keer naar activiteiten van de sportdienst of jeugddienst.

  Antwoord: Komt je kind voor de eerste keer naar de activiteiten dan dien je volgende stappen te doorlopen:
  

  • Maak een account aan op Kwandoo (zie vraag: wat is registratie?).
  • Vul de verplichte vragenlijst in.
  • Je kan vanaf nu inschrijven in activiteiten van de sportdienst of jeugddienst.

• Wat gebeurt er als ik op de wachtlijst sta?

  Antwoord: Wanneer activiteiten volzet zijn, kan je ervoor kiezen om je in te schrijven op de reservelijst. De dienst contacteert je als er plaatsen vrijkomen.
  

• Wat doe ik als mijn kind ziek is?

  Antwoord: Terugbetaling van het factuurbedrag of annulering van de factuur wegens ziekte kan enkel indien na voorleggen van een medisch attest.
  Volgende bedrag wordt dan terugbetaald:
  
  Bij voorafgaandelijk verwittigen:
  ? de totale som indien men minstens een week voor de activiteit verwittigt
  ? de totale som, verminderd met 20% administratiekosten, indien men minder dan een week voor de activiteit verwittigt.
  
  Bij verwittigen tijdens de activiteit of activiteitenreeks:
  ? enkel voor de sportweken het resterende bedrag, overeenkomstig de niet-gevolgde dagen, verminderd met 20% administratiekosten
  ? geen terugbetaling voor alle andere activiteiten die reeds gestart zijn.
  
  

• Wat doe je als je een inschrijving wil annuleren?

  Antwoord: Bij annulering zonder medisch attest is terugbetaling alleen mogelijk indien je minimum één werkdag op voorhand hebt afgemeld én iemand op de wachtlijst je plaats of die van je kind heeft ingenomen

• Wat breng ik mee naar de opvang/activiteiten van de sport- en jeugddienst?

  Antwoord:

  • Breng je kind naar onze activiteiten in sportieve kledij of speelkledij. De kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor kledij die aangepast is aan de weersomstandigheden. Een pet en zonnecrème bij warm weer, regenjas bij slecht weer,…. Geef kleuters reservekledij mee.
  • Zorg bij de sportactiviteiten telkens voor binnen en buiten schoenen.
  • Bij de sportkampen krijgen de kinderen één drinkbus per kalenderjaar, hiermee kunnen ze water vullen aan onze waterdispenser. Zo verminderen we de afvalberg en dragen we ons steentje bij voor een beter milieu.
  • Bij de activiteiten brengen de kinderen een, liefst gezond, tussendoortje mee voor de voormiddag en namiddag.

• Verspreiden van foto's

  Antwoord: Tijdens de activiteiten worden foto’s gemaakt. Door je kind in te schrijven neem je hier kennis van en geef je ons de toestemming om het beeldmateriaal te gebruiken op websites en/of publicaties. Indien je niet wil dat we beeldmateriaal van je kind maken, geef je dit aan in Kwandoo.

• Ongeval op kamp of tijdens een activiteit?

  Antwoord: Als je kind een ongeval krijgt, krijg je een ongevallenformulier mee. Dit formulier kan je ook verkrijgen aan de vrijetijdsbalie. Je vult de gegevens van het kind aan en laat een arts de medische verklaring invullen. Je bezorgt de documenten terug aan de vrijetijdsbalie. Je betaalt alle kosten zelf en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Aan de apotheker vraag je een onkostennota. Beide documenten bezorg je aan de verzekering. Bewaar hiervan een kopie tot het ongeval volledig afgehandeld is.
  

• Aansprakelijkheid

  Antwoord: De inschrijver verklaart dat de deelnemer over een normale gezondheid beschikt en heeft kennis genomen dat de aansprakelijkheid van de organisatoren begint en eindigt wanneer het kind wordt afgetekend. We zijn niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen. Breng dus geen waardevolle spullen mee. Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt dan moet jij (of je familiale verzekering) de kosten betalen.
  

• Hoe kan ik mijn kind inschrijven?

  Antwoord: Vanaf een bepaalde, goed gecommuniceerde, datum start de inschrijfperiode. Ja kan zowel online als via de vrijetijdsbaliebalie.
  

Betalingen

• Betalingsvoorwaarden

  Antwoord:

  • Voor de meeste activiteiten moet vooraf betaald worden. Er kan online betaald worden bij inschrijving. Voor de speelpleinwerking kan je vooraf inschrijven en betalen voor de voor de opvang. Schrijf je last minute in, wordt dit achteraf gefactureerd.
  • Betaling van de factuur dient binnen de 10 dagen te gebeuren. Bij niet betaling wordt de reservatie geannuleerd.
  • Lukt het niet om het volledige bedrag onmiddellijk te betalen, neem dan contact op met de vrijetijdsbalie, we zoeken dan samen voor een oplossing.

• Ik heb een vraag over mijn factuur

  Antwoord: Bij vragen over facturen dient contact opgenomen worden met de vrijetijdsbaliet. Doe dit zo snel mogelijk na ontvangst van de factuur. Eventuele fouten worden rechtgezet in een volgende factuur of er wordt hiervoor een creditnota opgemaakt.
  

• Krijg ik een fiscaal attest

  Antwoord: Ja, het fiscaal attest zal je op Kwandoo kunnen raadplegen en afdrukken. Op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld.
  

• Terugbetalingen door derden

  Antwoord: Sommige mutualiteiten en werkgevers betalen bepaalde activiteiten gedeeltelijk terug. Informeer hiervoor bij je mutualiteit of werkgever of het die mogelijkheid biedt. Wanneer je een opleiding volgt bij de VDAB kan het zijn dat de opvang in de kinderopvang tijdens deze momenten terugbetaald wordt. Informeer hiervoor bij de VDAB of dit bij jouw opleiding het geval is.